Uma empresa decide importar, mas prefere contratar uma trading para cuidar da negociação, da logística e do despacho aduaneiro. Surge então uma escolha que parece apenas operacional: realizar a importação por conta e ordem ou por encomenda?
O erro começa quando a modalidade é definida pelo menor custo apresentado, enquanto o contrato, os pagamentos e a contabilidade seguem outra lógica. A operação pode estar registrada como encomenda, embora a empresa interessada tenha comprado diretamente do fornecedor e financiado todos os atos como verdadeira adquirente. Também pode ocorrer o inverso.
Conta e ordem ou encomenda não são nomes intercambiáveis para o mesmo serviço. Cada modelo identifica quem promove efetivamente a compra internacional, de quem se originam os recursos, qual é a posição da importadora e como a mercadoria será transferida após a nacionalização.
A Instrução Normativa RFB nº 1.861/2018 regulamenta essas modalidades. Antes do embarque, contrato, fluxo financeiro, habilitação, vinculação no Siscomex, documentação aduaneira e emissão de notas fiscais precisam refletir a mesma realidade.
O que é importação por conta e ordem?
Na importação por conta e ordem de terceiro, a empresa interessada na mercadoria, denominada adquirente, contrata uma pessoa jurídica importadora para promover o despacho em seu próprio nome.
A importadora atua como prestadora de serviços e mandatária. A compra internacional pertence economicamente à adquirente, que é a empresa que faz vir a mercadoria do exterior e fornece os recursos necessários à operação.
A atuação da trading pode ser ampla. Ela pode auxiliar na cotação, intermediar a negociação, contratar transporte, seguro e outros serviços. Essa participação não altera a essência do modelo: a mercadoria é adquirida no exterior pela adquirente, ainda que o despacho seja registrado em nome da importadora contratada.
Quem paga o fornecedor estrangeiro?
Na conta e ordem, os recursos empregados são originários da adquirente. A importadora pode operacionalizar o pagamento ao fornecedor, mas o fluxo deve demonstrar que age por ordem e com recursos da contratante.
Esse ponto precisa estar documentado. Adiantamentos, contratos de câmbio, extratos, lançamentos contábeis e acertos financeiros devem formar uma sequência compreensível. A mera transferência de valores sem identificação da operação pode gerar dúvidas sobre quem realizou a compra.
Para a importadora, mercadorias e recursos recebidos da adquirente não devem ser tratados como receita própria de venda. Sua remuneração decorre da prestação dos serviços contratados, observada a disciplina tributária aplicável.
O que é importação por encomenda?
Na importação por encomenda, a pessoa jurídica importadora compra a mercadoria no exterior em seu próprio nome, promove a nacionalização e depois a revende a um encomendante predeterminado.
Aqui, a importadora não é simples mandatária. Ela ocupa a posição de compradora perante o fornecedor estrangeiro e de vendedora no mercado interno. A operação produz, para ela, efeitos semelhantes aos de uma importação própria.
O encomendante deve estar previamente identificado. Se a trading importa para formar estoque e somente depois procura compradores no Brasil, não existe, apenas por causa da venda posterior, importação por encomenda predeterminada.
O que significa utilizar recursos próprios?
A expressão exige cuidado. A importadora por encomenda deve possuir capacidade econômica e assumir a compra internacional. Isso não impede, nas condições admitidas pela regulamentação, que receba do encomendante valores antecipados referentes ao pagamento total ou parcial da futura revenda.
O adiantamento comercial não pode transformar a relação em uma conta e ordem disfarçada. Contrato, formação do preço de revenda, riscos assumidos, documentos cambiais e contabilidade devem demonstrar que a importadora efetivamente comprou a mercadoria para revendê-la.
Da mesma forma, o encomendante precisa ter capacidade econômica para adquirir os produtos nacionalizados. A coerência financeira é examinada dos dois lados.
Conta e ordem ou encomenda: qual é a diferença central?
A pergunta decisiva é: quem realiza a compra internacional?
Na conta e ordem, a adquirente é a verdadeira compradora. A trading presta o serviço de importação e executa o despacho em seu nome, mas por mandato da adquirente.
Na encomenda, a própria importadora compra do fornecedor estrangeiro e assume a obrigação de revender ao encomendante previamente definido.
Essa distinção repercute no contrato comercial, na origem dos recursos, na emissão de notas fiscais, na contabilidade, nos tributos das etapas subsequentes e na responsabilidade de cada parte.
Não existe uma modalidade universalmente melhor. A escolha deve acompanhar a estrutura real do negócio.
Exemplo de conta e ordem
Uma indústria brasileira escolhe o fornecedor, negocia o equipamento e contrata uma trading para executar a operação aduaneira e logística. Os recursos da compra e das despesas são fornecidos pela indústria.
Nesse desenho, a indústria é a adquirente e a trading atua por sua conta e ordem. O contrato e os registros devem refletir essa relação de mandato e prestação de serviços.
Exemplo de encomenda
Uma distribuidora deseja adquirir determinado lote, mas contrata uma importadora que negocia e compra a mercadoria no exterior, realiza o despacho e posteriormente a revende no Brasil pelo preço pactuado.
Se a importadora assume a compra internacional e a relação interna é de compra e venda com encomendante previamente identificado, o modelo pode corresponder à importação por encomenda.
Quais providências devem anteceder o embarque?
Tanto a importadora quanto a adquirente ou o encomendante pessoa jurídica precisam estar habilitados para operar no Siscomex, conforme as regras aplicáveis.
Também deve existir vinculação prévia entre as partes no módulo Cadastro de Intervenientes do Portal Único. O contrato precisa ser anexado em dossiê próprio, específico para o CNPJ da adquirente ou do encomendante.
Não basta formalizar tudo depois de a carga chegar. Um contrato produzido apenas para justificar uma operação já executada pode não explicar os pagamentos, a negociação anterior e a documentação emitida.
O contrato deve corresponder à execução
Um bom contrato não se limita a reproduzir o nome da modalidade. Ele deve disciplinar:
- objeto e mercadorias abrangidas;
- função desempenhada pela importadora;
- negociação com o fornecedor estrangeiro;
- origem e movimentação dos recursos;
- formação da remuneração ou do preço de revenda;
- responsabilidades por classificação fiscal, licenciamento e documentação;
- contratação do frete e do seguro;
- variação cambial e despesas extraordinárias;
- tratamento de avaria, atraso, abandono ou indeferimento;
- obrigações fiscais, contábeis e de guarda documental.
Se o contrato afirma que a trading comprará para revender, mas toda a negociação e os pagamentos demonstram mandato da empresa interessada, a divergência permanece. A fiscalização analisa fatos, não apenas o título do documento.
O que é interposição fraudulenta?
O Decreto-Lei nº 1.455/1976 prevê penalidades quando ocorre ocultação do sujeito passivo, do real vendedor, comprador ou responsável pela operação mediante fraude ou simulação, inclusive por interposição fraudulenta de terceiros.
A legislação presume a interposição fraudulenta quando não são comprovadas a origem, a disponibilidade e a transferência dos recursos empregados no comércio exterior. A consequência pode chegar à pena de perdimento da mercadoria e, quando ela não for localizada ou já tiver sido consumida ou revendida, à multa equivalente ao valor aduaneiro, observados o procedimento e o direito de defesa.
Isso não significa que qualquer erro formal seja automaticamente fraude. A acusação exige enquadramento jurídico e análise das provas. Ainda assim, uma estrutura contraditória pode gerar retenção, fiscalização especial, exigências documentais e um litígio de alto impacto.
Terceirizar é permitido
A terceirização da importação é reconhecida pela Receita Federal. O risco não está em contratar uma trading, mas em ocultar o participante real ou declarar uma modalidade incompatível com a operação efetivamente executada.
Uma relação transparente, com vinculação prévia e documentos coerentes, diferencia a terceirização regular de uma interposição utilizada para esconder comprador, vendedor ou recursos.
Reflexos tributários e contábeis
As duas modalidades possuem tratamento distinto nas etapas posteriores ao desembaraço.
Na conta e ordem, a trading presta serviços à adquirente. Os valores e mercadorias pertencentes à contratante devem receber contabilização compatível com essa natureza. A emissão das notas fiscais segue o procedimento específico da modalidade.
Na encomenda, a importadora registra a aquisição e realiza uma revenda ao encomendante. Deve apurar os tributos incidentes sobre essa operação interna e manter documentação que demonstre a formação do preço.
Também há reflexos no ICMS, cuja definição envolve legislação estadual e a estrutura efetiva da importação. A escolha da modalidade não deve ser feita apenas para buscar determinado tratamento estadual sem correspondência com o negócio real.
O planejamento precisa reunir as áreas aduaneira, tributária, societária, financeira e contábil. Uma solução válida no contrato pode fracassar se os pagamentos e registros seguirem caminho diferente.
O que fazer na prática
Ao decidir entre conta e ordem ou encomenda, transforme o fluxo real da operação em documentos verificáveis.
- Identifique quem compra no exterior. Verifique quem escolhe o fornecedor, negocia e assume a obrigação internacional.
- Mapeie a origem dos recursos. Documente pagamentos, adiantamentos, câmbio e reembolsos previstos.
- Defina a relação interna. Na conta e ordem há prestação de serviços e mandato; na encomenda há compra e venda interna.
- Confirme a capacidade econômica. Importadora, adquirente e encomendante devem ser compatíveis com o volume da operação.
- Formalize o contrato antes da importação. Evite documentos genéricos ou produzidos somente após o embarque.
- Providencie habilitação e vinculação. Confira o Cadastro de Intervenientes e o dossiê documental.
- Alinhe documentos e sistemas. Declaração, fatura, conhecimento, câmbio, notas fiscais e contabilidade devem contar a mesma história.
- Defina responsabilidades. NCM, valoração, licenças, seguro, frete, tributos e custos extraordinários precisam ter responsáveis claros.
- Revise cada nova operação. Um contrato antigo não necessariamente cobre mudanças de produto, fornecedor ou fluxo financeiro.
- Guarde a trilha documental. Preserve contratos, ordens, comprovantes e comunicações capazes de demonstrar a realidade do negócio.
Riscos mais comuns
Escolher a modalidade apenas pelo custo tributário
A economia projetada pode ser anulada se o modelo não corresponder à operação real. Primeiro se define quem compra, financia e assume os riscos; depois se avaliam os efeitos tributários.
Confundir adiantamento com mandato
O pagamento antecipado da futura revenda pode ser admitido na encomenda, mas precisa estar contratual e contabilmente caracterizado. Um simples repasse integral de recursos sem substância de compra e venda pode apontar para outra modalidade.
Não vincular as empresas no Siscomex
A habilitação individual não substitui a vinculação entre importadora e adquirente ou encomendante. O contrato também deve ser anexado no dossiê adequado.
Usar contrato padronizado sem conferir os fatos
Cláusulas copiadas não corrigem pagamentos, notas ou negociações incompatíveis. A execução concreta prevalece sobre o nome do contrato.
Misturar operações próprias e terceirizadas
Estoque, recursos e documentos de diferentes clientes precisam de controles capazes de evitar confusão patrimonial e fiscal.
Não comprovar a origem dos recursos
A ausência dessa prova é especialmente sensível diante da presunção legal de interposição fraudulenta. Extratos isolados podem não explicar disponibilidade, transferência e vínculo com a operação.
A modalidade correta acompanha a realidade do negócio
Escolher entre conta e ordem ou encomenda exige mais do que comparar propostas de tradings. A empresa precisa definir quem realizará a compra internacional, como os recursos circularão, qual será a função da importadora e como ocorrerá a transferência interna da mercadoria.
Quando contrato, Siscomex, câmbio, notas fiscais e contabilidade estão alinhados, a terceirização pode trazer eficiência e segurança. Quando cada documento apresenta uma versão diferente, a operação fica exposta a exigências, autuações e discussão sobre o real adquirente.
A prevenção começa antes do embarque. Corrigir a modalidade depois da chegada da carga costuma ser mais caro e juridicamente mais difícil do que estruturar o negócio desde o início.
Cada caso possui particularidades. Em situações envolvendo importação por conta e ordem ou por encomenda, a análise individualizada da documentação e da estratégia jurídica costuma ser essencial para reduzir riscos e preservar direitos.